Комерційні пропозиції та кошториси або Як бездоганно сформувати оцінку вартості проекту

16/06/2017

Наскільки оцінка вартості зобов’язує зацікавлені у контракті сторони? Чим відрізняється комерційна пропозиція від оцінки вартості проекту? І що таке тимчасове збереження права власності? Навчіться створювати бездоганні комерційні пропозиції та кошториси від А до Я.

1. Ціна пропозиції

Клієнт запитує вашу ціну. Чудово! Вам потрібно надіслати йому оцінку вартості. Немає нічого простішого. Все, що потрібно, — знайти відповідний шаблон, внести необхідні дані і — готово. Правильно? Якби ж то, але ні! Ваш кошторис вирішує, отримаєте ви чи втратите новий проект, або навіть і клієнта. Йдеться не лише про ціну пропозиції. Професійна комерційна пропозиція відображає реалістичну вартість та об’єм необхідної роботи, викладена у ввічливій формі та юридично грамотна. Однак, все оформити правильно не завжди легко і просто. Та не хвилюйтесь, трохи часу і розумових зусиль допоможуть навчитись створювати бездоганні оцінки вартості. Отож, до праці!

How to write a sales quote from A to Z

Професійна комерційна пропозиція відображає реалістичну вартість та об’єм необхідної роботи, викладена у ввічливій формі та юридично грамотна. (Автор фото juefraphoto / stock.adobe.com)

2. Брендинг

Ваш документ оцінки вартості — це перший діловий контакт із клієнтами. Скористайтесь цією перевагою та створіть професійний зовнішній вигляд. Логотип, дизайн та форма викладу — пам’ятайте, що корпоративний стиль починається із деталей. А тому персоналізуйте свою документацію та переконайтесь, що ви користуєтесь інструментами, які підтримують налаштування брендингу. Покажіть замовникам, наскільки ви їх цінуєте, із самого початку бізнес-взаємин.

3. Складові кошторису проекту

Щоб кошторис мав юридичну силу, у ньому обов’язково повинні бути вказані ідентифікаційні дані (як от імена та адреси) адресанта та адресата. Окрім цього, потрібно включити наступні компоненти, особливо, якщо вони не зазначені у правилах та умовах співпраці на сайті:
• детальний опис товарів і послуг;
• кількість та ціну, а також знижки і пільги;
• витрати на доставку і пакування, податки;
• термін доставки;
• умови оплати;
• заходи у випадку затримки доставки чи отримання, або порушення умов доставки чи платежів;
• дата закінчення терміну дії (детальніше у пункті 5. Дата завершення терміну дії договору);
• місце надання послуг, суд відповідної юрисдикції, тимчасове збереження права власності за вимогою (детальніше у пункті 18. Тимчасове збереження права власності).

4. Письмова відмова від відповідальності (дисклеймер)

На відміну від комерційної пропозиції, ваша оцінка вартості не передбачає юридичних зобов’язань (читайте пункт 17. Комерційна пропозиція vs оцінка вартості проекту). Щоб уникнути ускладнень, ви можете використовувати дисклеймер або додатково зазначити що-небудь на зразок “вказана у документі ціна може уточнювтись за певних умов”. Якщо настають такі умови, найкраще заздалегідь зв’язатися із клієнтом та повідомити його про зміни.

5. Дата завершення терміну дії договору

В оцінці вартості чи у комерційній пропозиції повинен бути чітко визначений термін дії. Якщо такого періоду не вказано, документ дійсний щонайменше 12 місяців. А це означає, що ваші клієнти зможуть посилатися на умови вашої оцінки більш ніж через рік, незалежно від змін цінової політики, термінів поставки і навіть самого продукту.

6. Дружелюбність

Для більшості клієнтів рівень обслуговування не менш важливий, ніж власне ціна. Успішна пропозиція повинна бути ввічливою та професійною. Кілька дружніх слів особистого характеру можуть творити чудеса. Також не забувайте перевіряти грамотність викладу. Адже ваше висловлювання має бути таким же точним, як і наведені цифри.

7. Генерація автоматизованих документів

Звичайно, для створення виграшної комерційної пропозиції потрібен час. Використання правильних інструментів допоможе вам заощадити частину цього часу. Наприклад, якщо ваша пропозиція є частиною інтегрованого ділового рішення (див. 9. Інтеграція кошторисів проектів), то ви зможете бачити, наскільки точними були ваші оцінки в минулому і де потрібно внести корективи. Маючи всі цифри під рукою, такий інструментарій навіть дозволяє генерувати автоматичні комерційні пропозиції та кошториси. Та все ж не забувайте додавати кілька особистих речень (див. 6. Дружелюбність).

8. Наскільки оцінка вартості зобов’язує зацікавлені у контракті сторони?

По суті, оцінка вартості — це аргументоване припущення. Відповідно, такий документ не містить юридичних зобов’язань, на відміну від комерційної пропозиції (див. 17. Комерційна пропозиція vs оцінка вартості проекту). Проте, як тільки клієнт погоджується з умовами, викладеними в оцінці вартості, вона стає двостороннім договором. Щоб уникнути конфліктів та проблем, завжди формуйте максимально точну оцінку вартості. У випадку будь-яких непередбачуваних змін, завжди попереджайте про них клієнта заздалегідь.

9. Інтеграція кошторисів у проекти

Відразу після узгодження оцінки вартості вам доведеться почати виконувати роботу. Управління проектами, відстеження робочого часу команди, облік і звітність: із продуманим програмним забезпеченням, що інтегруватиме вашу оцінку у всі бізнес-процеси, ви зможете заощадити багато часу та не виконувати зайвої роботи. Перетворіть оцінку в проект, додайте завдання та визначте цілі, відстежуйте час і миттєво виставляйте за нього рахунок. Працюйте із задоволенням за допомогою якісних програм і додатків!

10. Оцінка об’єму роботи

Щоб ваша оцінка вартості була максимально точною, вам потрібно чітко визначити обсяг роботи, який ви зобов’язались виконати. І з’ясувати, що все це за собою потягне. Які витрати не зміняться, як от необхідний матеріал, а де потрібно врахувати можливі варіації в розрахунках? Пройдіться по всіх процесах та покроково їх запишіть. І не забудьте врахувати непередбачуваний фактор X (див. 24. Фактор Х).

How to write a qutation from A to Z

(Автор фотографії Karin & Uwe Annas / adobe.stocks.com)

11. Політика заниження ціни

Який найкращий спосіб отримати роботу? Запропонувати найнижчу ціну? Звичайно, ні. Стратегія низьких цін майже ніколи не була гарною ідеєю, і вона матиме довгострокові наслідки для вас і для вашого бізнесу. Набагато краще вказати в оцінці вартості кілька варіантів послуг та цін, щоб ваші клієнти самі вирішували, скільки вони готові витрачати (див. 22. Варіативність).

12. Юридичні заяви у кошторисах проектів

Юридичні заяви у комерційних пропозиціях допоможуть вам уникнути зайвих непорозумінь та суперечок. Переконайтеся, що ваша пропозиція охоплює всі важливі моменти, а саме час і спосіб доставки, термін дії чи умови оплати (див. 3. Складові кошторису проекту). Також важливо обмежити власну відповідальність, наприклад, сумою замовлення.

13. Переговори і комунікація

Після отримання оцінки вартості, одержувач може ставити вам запитання або надсилати запити про корективи. В ідеалі, ви повинні документувати ці повідомлення для подальшого на них посилання. Розумні інструменти для формування оцінок вартості дозволяють клієнту додавати коментарі безпосередньо у документі. Це робить процес переговорів простішим, швидшим та ефективнішим, рятуючи вас від метушні, пов’язаної із пошуком відповідних повідомлень в електронній пошті або чатах.

14. Оцінка вартості проекту та відсутність зобов’язань

Незважаючи на те, що оцінка вартості за визначенням юридично не зобов’язує (див. 17. Комерційна пропозиція vs оцінка вартості проекту), ви можете взяти на себе зобов’язання, використовуючи фрази на кшталт “гарантована ціна” або “остаточна ціна коливатиметься у межах x% від вказаної в оцінці вартості”. З іншого боку, комерційні пропозиції юридично зобов’язують без винятків, незалежно від вказаних у документі дисклеймерів.

15. Підтвердження замовлення

Коли ваш клієнт погоджується з оцінкою вартості, вона автоматично стає замовленням. Хоча надсилання підтвердження замовлення і не є обов’язковим, але все ж наполегливо рекомендується. Таким чином ви отримуєте підтвердження, що всі зацікавлені сторони знають, під чим підписуються. А ще — це додаткова нагода показати клієнтам свою цілеспрямованість та професіоналізм.

16. Ціноутворення

Звичайно, ціна — найважливіша частина пропозиції. Ви не можете встановлювати занадто високу ціну, щоб не відлякувати потенційних клієнтів. Водночас ціна повинна бути як мінімум економічно ефективною для вас (див. 11. Політика заниження ціни). Досягти балансу не просто. Якщо у вас недостатньо досвіду, вам потрібно провести дослідження, щоб дізнатися про вимоги ринку та конкуренцію, а потім оцінити себе відповідно до своїх навичок та якості своєї продукції.

How to write an estimate from A to Z

(Автор фотографії ehrenberg-bilder/stock.adobe.com)

17. Комерційна пропозиція vs оцінка вартості проекту

Комерційна пропозиція — це фіксована цінова пропозиція, яку неможливо змінити після узгодження із клієнтом, навіть якщо вам довелося працювати набагато більше, ніж очікувалося. Оцінка вартості, з іншого боку, — це тільки припущення (сподіваємось, точне) про необхідні на виконання роботи витрати і час. Таким чином, цей документ дозволяє внесення змін і не зобов’язує сторони. Однак, якщо виникнуть зміни, завжди обговорюйте їх зі своїми клієнтами. Це допоможе вам завоювати їхню довіру та уникнути суперечок.

18. Тимчасове збереження права власності

Мета тимчасового збереження права власності — це гарантія того, що товари, які ви продаєте, залишаться у вашому законному розпорядженні, поки замовник чи покупець не виконає зобов’язань (як правило, мається на увазі оплата), зазначених у комерційній пропозиції або у рахунку-фактурі. Тимчасове збереження права власності використовується у багатьох країнах. Якщо ви також хочете скористатись таким правом, внесіть відповідні пункти до своєї комерційної пропозиції або оцінки вартості.

19. Зразки і шаблони

Існує багато шаблонів комерційних пропозицій та оцінок вартості онлайн. Але пам’ятайте, що пропозиція — це візитна картка вашої компанії, і навіть набагато важливіша. Переконайтеся, що ви використовуєте фірмові, персоналізовані шаблони кошторисів. Або ж інструментарій, який інтегрує оцінки вартості у повний цикл робочого процесу (див. 9. Інтеграція кошторисів у проекти).

20. Податки

Податки є частиною кожної пропозиції. Переконайтеся, що ПДВ вказано правильно, щоб клієнти були в курсі всіх розрахунків. А якщо ви вже використовуєте продумане програмне рішення для бізнесу, у вас під рукою автоматично будуть всі необхідні цифри, коли настане час заповнювати податкову декларацію.

how to write a winning estimate

(Автор фотографії Aycatcher / adobe.stocks.com)

 

21. Непередбачувані витрати

Ніхто не ідеальний, а іноді просто неможливо оцінити необхідні зусилля. Тому обов’язково повідомляйте клієнтів, якщо з’являються будь-які відхилення від запропонованої ціни. Нехай вони будуть в курсі, чому потрібні зміни і які саме. Ви навіть можете надіслати нову оцінку вартості. І завжди пам’ятайте про фактор X (див. 24. Фактор Х).

22. Варіативність

Варіативність вашої оцінки вартості або комерційної пропозиції зробить документ більш гнучким, і це чудовий засіб для підвищення продажів. Подумайте про різні сценарії розвитку проекту і просто додайте варіанти з додатковими витратами.

23. Формування рахунку-фактури

Спочатку створюється оцінка вартості, а потім — рахунок-фактура. За допомогою розумних програмних засобів ви можете конвертувати оцінку вартості безпосередньо у рахунок-фактуру (див. 9. Інтеграція кошторисів у проекти). Це не тільки економить час, але і дозволяє переглянути якість минулих пропозицій, наскільки точною була ваша оцінка та що ви можете вдосконалити наступного разу. Продумана звітність допомагає створювати документи оцінки вартості бездоганно і швидко.

24. Фактор Х

Життя непередбачуване, і проекти також. Тому із самого початку ділових взаємин захистіть себе і своїх клієнтів від несподіваних сюрпризів та непрогнозованого фактора X. Завжди включайте 5-10% від загальної суми на “додаткові витрати”. В ідеалі, ви приємно здивуєте своїх клієнтів меншим виставленим рахунком, ніж передбачалося в оцінці вартості. Як показує практика, фактор X досить швидко отримає конкретну назву, яку ви зможете включити до кошторису проекту.

25. Ієни і юани

Досить складно виставляти рахунки у гривні, особливо, коли йдеться про співпрацю із закордонними замовниками. Коли доводиться враховувати іноземні валюти, багато хто оголошує капітуляцію. Але не варто так просто здаватися. Адже продумані програмні засоби для створення оцінок вартості дозволяють легко змінювати валюти, конвертувати їх за щоденною ставкою і навіть виставляти рахунки клієнтам в їхній валюті. Гармонія ієни та юань, майже як Інь і Янь.

26. Дзен

Дзен — це стан абсолютного і повного блаженства. Стан, який досягається, коли ви повністю занурюєтесь у проект, коли робота стає вашою пристрастю. Написання виграшної оцінки вартості є стартовим пунктом на шляху до дзен. Крім того, інтеграція оцінки вартості у загальний бізнес-процес заощадить вам час та енергію, щоб не просто виконати роботу, а виконати її пристрасно.


Також цікаво:


PCI DSS Merchant Compliance Certificate